CASHBOOK ASSZISZTENS Könyvelőprogramjainkban évek óta elérhető a Cashbook szolgáltatás, aminek segítségével lényegesen egyszerűbbé és folyamatossá válik a kapcsolattartás a könyvelő és a vállalkozó között és jelentősen csökkennek a könyvelésben az előkészítő, adminisztrációs feladatok. (A teljes tájékoztató a Cashbook kínálta lehetőségekről itt érhető el.) Az évek során a Cashbook rendszerébe már több mint 4000 ügyfelünk regisztrált, miközben az elérhető szolgáltatások köre folyamatosan bővült. Az elsődleges Cashbook funkciók mellett 2023 óta elérhető a Cashbook Asszisztens szolgáltatás, mely speciális szolgáltatásokat tartalmaz. Mire jó a Cashbook Asszisztens? A Cashbook Asszisztens alapvetően az olyan időrabló és monoton feladatok automatizálásában segít, melyek elengedhetetlenek a könyvelők mindennapi életében, és automatizálás nélkül rengeteg erőforrást igényelnek. Ilyenek például az ügyfél- és cégkapuhoz köthető műveletek: a tárhely üzenetek lekérdezése és kezelése, az adófolyószámlák egyeztetése vagy a törzsadatok ellenőrzése (lényegében minden, amihez ügyfél- vagy cégkapu szükséges). Milyen feladatokat tud elvégezni a Cashbook Asszisztens? A Cashbook Asszisztensben az alábbi funkciók érhetőek el, melyek a kiválasztott csomagtól függően akár korlátlan számú vállalkozás adatainak kezelésére adnak lehetőséget, korlátlan számú ügyfélkapu segítségével: Értesítési tárhely lekérdezése és kezelése A Cashbook Assszisztens képes akár az összes könyvelt vállalkozás tárhelyüzeneteinek fejléceit, illetve beállítástól függően magukat az üzeneteket ütemezetten (akár 2 óránként) letölteni, kategorizálni és rendszerezetten megjeleníteni. Az üzenetek típusuk alapján 5 féle kategóriába sorolhatók (még nem kategorizált, nem fontos, fontos, kritikus és rejtett). Az összes letöltött üzenetfejléc egyetlen listában látható, mely szűkíthető címzett (érintett vállalkozás), feladó, típus és kategória szerint. Az egyes kategóriák különböző színnel jól elkülönítve jelennek meg a listában. Minden üzenettípushoz külön-külön beállítható, hogy magát a dokumentumot is azonnal letöltse-e a rendszer, vagy sem. Ez azért fontos, mert amikor az asszisztens letölt egy üzenetet, az a tárhelyen olvasottá válik, ugyanúgy, mintha kézzel töltötték volna le. Így pl. egy bevallás elfogadó nyugtája mindig nyugodtan letölthető, hogy azonnal rendelkezésre álljon, míg egy ellenőrzéshez kapcsolódó dokumentum, ami jogvesztő határidőt tartalmazhat, nem szerencsés, ha automatikusan letöltődik. Fontos tudni, hogy ha a Cashbook Asszisztens olyan dokumentumot talál a tárhelyen, amit korábban letöltöttek, azt az Asszisztens mindenképpen letölti, hiszen ekkor már nincs tétje a letöltésnek. Az új tárhelyüzeneteket lehet láttamozni (ami nem azonos a tárhelyen lévő olvasottsággal), így egy több fős könyvelőirodában is mindig visszakövethető, hogy az adott üzenetet ki és mikor nézett meg. Az egyes üzenettípusokhoz beállítható továbbá, hogy a letöltött üzenetet elküldje-e a rendszer a vállalkozónak is e-mailben. Adófolyószámlák letöltése, kezelése A Cashbook Asszisztens képes automatikusan letölteni akár az összes könyvelt vállalkozásunk adószámláját, és rendszerezni, mely vállalkozásoknál rendezett a folyószámla, hol van tartozás, továbbá azt is képes megjelölni, ahol összességében nincs tartozás, de van olyan adónem, aminek az egyenlege negatív, így beavatkozást igényel. Az adószámlák lekérdezése a tárhelyhez hasonlóan elindítható kézzel, vagy időzíthető, ajánlott beállítás a naponta egyszer, éjszaka történő letöltés. Lehetőségünk van a korábbi letöltések megtekintésére, de egy adott (akár jövőbeli) dátumra történő lekérdezésre is. A letöltött adatok a NAV ÜPO által kínált mindhárom nézetben megtekinthetők (lista, tételes, adónem egyenleges), vagy letölthetők (akár csoportosan) PDF formátumban. NAV Online Számlázóval kiállított számlák letöltése és kezelése A Cashbook egyik alap funkciója, hogy a számlákat a vállalkozás eljuttathatja a könyvelőnek számlaképpel együtt, amit a könyvelő automatikusan, akár csoportosan, az OSA adatok párosításával együtt lekönyvelhet. A vevő (kimenő) számlák esetében lehetőség van a legtöbb számlázóprogram esetében, hogy maga a program küldje el a számlaadatokat és a számlaképet a Cashbooknak. Az egyik legnépszerűbb (legtöbb vállalkozás által használt) számlázóprogram viszont soha nem fogja beküldeni a számlaképeket és számla adatokat a Cashbooknak, ez pedig a NAV ingyenes Online Számlázója. Ebben segít a Cashbook Asszisztens, amely időzítve vagy kézzel elindítva letölti a könyvelt vállalkozások kiállított számláit és számlaképeit a NAV számlázóból, és átadja automatikus könyvelésre a Cashbooknak. Iparűzési adó folyószámla kezelése és a törzsadatok rendszeres lekérdezése A Cashbook Asszisztens a könyvelt vállalkozások törzsadatát és helyi adó egyenlegét automatikusan letölti, összesítve tárolja és kategorizálja is őket esetleges tartozás vagy túlfizetés szerint. A törzsadatok alapján az önkormányzatokat is hozzárendeli a vállalkozásokhoz, így még azokat sem kell kikeresni. Emellett pedig a törzsadatok rendszeres lekérdezése során az esetleges változásokra is figyelmeztet. Fejlesztés alatt Bár a várhatóan legtöbbet használt funkciók már elkészültek, hamarosan a fentieken kívül az alábbiakkal bővül az Asszisztens szolgáltatása: Jogviszonyokkal kapcsolatos bejelentések letöltése és kezelése Beküldött bevallások letöltése és archiválás PDF-ben és KR fájlban Miben különleges a Cashbook Asszisztens és hogyan működik? A Cashbook Asszisztensnek van még két különlegessége: amennyiben a vállalkozó is aktívan használja a Cashbookot, a könyvelő által letöltött rá vonatkozó tárhely üzenetek az ő Cashbook fiókjában is meg fognak jelenni, ahogy az adófolyószámlák és a többi rá tartozó adat is. A másik nagyon fontos előny a kapcsolat a könyvelőprogramokkal. A Cashbook Asszisztens képes együttműködni a könyvelőprogramokkal: egyszerűen, néhány kattintással bevonhatók a könyvelőprogramok ügyféltörzse alapján a könyvelt vállalkozások a Cashbook Asszisztens használatába, és az Asszisztens által összegyűjtött adatok elérhetőek a könyvelőprogramban is. Hogyan valósult ez meg az RLB programoknál? A könyvelőprogramok Cashbook menüjében (ahogy már évek óta) lehetősége van a könyvelőnek regisztrálni a Cashbookba. Ezt követően az "Ügyfelek Cashbook regisztrációinak kezelése" menüpontban lehetőségünk van meghívni a könyvelt vállalkozókat a Cashbook használatára, vagy lehetőségünk van a vállalkozások közreműködés nélküli rögzítésére (ez nélkülözhetetlen, mert létező Cashbook fiók szükséges az Asszisztens használatához is). Fontos tudni, hogy ha valaki több programot használ (pl. pénztárkönyv, kettős könyvvitel, bérszámfejtés), minden programból elvégezhető a regisztráció, de az egyes programokból regisztrált vagy meghívott ügyfelek (tehát a könyvelőiroda összes ügyfelének) adatai egyetlen helyen lesznek megtekinthetők összesítve. A beköltözés mindössze néhány percet vesz igénybe, ezt egy videó is segíti lépésről lépésre, mely itt megtekinthető: Cashbook Asszisztens Starter videó Első lépésben a Cashbook Asszisztens irányítópultja kikerül a gyorsmenü alá, ahol már a könyvelőprogramból tudunk tájékozódni, hogy hány új, még nem láttamozott üzenet található a Cashbook Asszisztensben (ezek közül mennyi a fontos és mennyi a kritikus), hány adószámlát kezel az asszisztens, és ezek közül hány problémás van (negatív adónem vagy adószámla egyenleg), illetve láthatjuk, mennyi vállalkozást és ügyfélkaput kezel a rendszer. További információként megtekinthető, mikor töltött le utoljára adatokat az Asszisztens, illetve hogy a könyvelőprogram mikor szinkronizált utoljára az Asszisztenssel. A megfelelő "csempére" kattintva a program megnyitja a Cashbook Asszisztens honlapját, kiválasztja a megfelelő funkciót és betölti a megfelelő szűrőket (pl. kritikus üzenetek). A gyorsmenühöz hasonlóan a Cashbook Asszisztens irányítópultja is ki/be kapcsolható, illetve a beállításokban megadható, hogy program indításkor megjelenjen-e. Ráadásul a Cashbook Asszisztens képes a könyvelőprogramnak átadni a letöltött dokumentumokat és adatokat, így közvetlenül a programból is elérhetőek és megtekinthetőek a tárhely üzenetek, az adószámlák vagy a beküldött bevallások képei, sőt arra is lehetőség nyílik, hogy pl. az adószámla adatait összevethessük a könyvelés adataival. Véleményünk szerint a Cashbook Asszisztens bevezetésével az OSA és online pénztárgépek kezeléséhez hasonlóan újra nagyot léptünk előre a könyvelők, könyvelőirodák munkájának segítésében, ráadásul ez a lépés rengeteg új lehetőséget is előrevetít a jövő fejlesztéseivel kapcsolatban. A Cashbook Asszisztens Kalkulátorral személyre szabottan ki is számolható, hogy mennyi idő takarítható meg a segítségével. Mennyibe kerül a Cashbook Asszisztens? A Cashbook évek óta elérhető a könyvelőprogramjainkból, már több mint 4000 ügyfelünk regisztrált a használatára. A Cashbook Asszisztens a Cashbook előfizetési csomagok részeként érhető el, és csomagtól függően akár korlátlan számú ingyenes Cashbook fiók is bevonható a szolgáltatásba. Mit jelent ez a gyakorlatban? Azoknak a könyvelőknek, akik 1-4 db könyvelt vállalkozásukat vonták be a Cashbook használatába, csak erre az 1-4 db vállalkozásra tudják használni a Cashbook Asszisztenst, de felár nélkül. 5 db könyvelt vállalkozástól csomagok vehetőek igénybe, melyek lehetőséget biztosítanak arra, hogy ingyenes funkciókkal könyvelt vállalkozást is hozzárendelhessünk a Cashbook Asszisztenshez: S-es csomag esetén 5 vállalkozást könyvelhetünk Cashbook szolgáltatások segítségével, de 25 vállalkozásra használhatjuk a Cashbook Assszisztenst, M-es csomag esetén 10 vállalkozást könyvelhetünk Cashbook szolgáltatások segítségével, és 50 vállalkozásra használhatjuk a Cashbook Assszisztenst, míg az ennél nagyobb csomagoknál már korlátlan cégre vehetjük igénybe a Cashbook Asszisztenst. Előfordulhat, hogy valaki egyáltalán nem szeretné a Cashbook nyújtotta előnyöket kihasználni (nincs szüksége Cashbook előfizetésre), ugyanakkor a Cashbook Asszisztens szolgáltatásai felkeltették az érdeklődését. Nos, számukra ugyanaz a megoldás: választaniuk kell egy csomagot annak megfelelően, hány vállalkozás adófolyószámláját, tárhelyét stb. szeretné automatikusan kezelni. A csomagok árai így is versenyképesek, és ha innen nézzük, a csomaghoz kapnak "ingyen" 5, 10, 20, vagy akár korlátlan számú Cashbook előfizetést is, amit kockázatmentesen kipróbálhatnak néhány vállalkozásuk könyveléséhez. A Cashbook és a Cashbook Asszisztens árai ide kattintva tekinthetőek meg! Oktató és bemutató videók a Cashbook Asszisztens működéséről, előfizetői csomagokról ezen a linken találhatóak!